Paiement en ligne pour vos rendez vous : comment faire payer vos clients à l'avance

Pourquoi payer sur place vous coûte du temps et de l'argent

Beaucoup d'activités font payer après la prestation. Cela semble naturel, mais cela a un prix. Quelqu'un ne se présente pas et vous n'avez rien en main. Un client paie en espèces et il faut encore compter et déposer. Un autre dit qu'il va virer la somme et oublie. Vous vérifiez votre compte, vous envoyez un rappel, vous avez l'impression d'être une agence de recouvrement.

Il y a aussi la gêne. Réclamer de l'argent après une belle prestation n'est pas le meilleur moment de la journée. Le paiement en ligne déplace ce moment vers la réservation. Votre client paie comme il achète une place de cinéma, et vous n'avez rien à en dire.

Votre agenda y gagne aussi. Celui qui a payé à l'avance laisse moins facilement tomber un rendez vous. Combien une heure vide vous coûte, vous le calculez dans combien vous coûte un client qui ne vient pas.

Payer en ligne ou sur place : que choisir pour votre activité ?

Vous n'avez pas besoin de tout faire en ligne. Beaucoup d'activités combinent : un petit montant en ligne à la réservation et le reste sur place. Voici les quatre façons courantes côte à côte.

La dernière façon est la seule qui ne vous demande rien. Il n'y a pas de lien à envoyer ni de virement à vérifier. Le paiement fait partie de la réservation.

Le lien de paiement

Un lien de paiement est une adresse web qui mène votre client vers une page de paiement. Vous le créez chez un prestataire de paiement et vous l'envoyez par mail ou par message. C'est pratique pour un paiement isolé, par exemple un solde après coup. Pour chaque rendez vous, cela fait trop de travail manuel.

Payer sur place

Payer sur place reste un bon choix pour le reste du prix. Votre client règle après la prestation et l'acompte payé en ligne est déduit. Il ne paie donc jamais deux fois.

Que faire payer à l'avance ?

Cela dépend de votre rendez vous et de la fréquence des absences. Vous avez trois options.

Un acompte d'environ un cinquième du prix est un bon point de départ pour beaucoup d'activités. C'est un repère et non une règle. Pour choisir le montant, lisez demander un acompte à vos clients.

Faire payer la totalité à l'avance demande encore moins de travail. Votre client arrive et tout est réglé. Cela convient aux rendez vous où le client ne consomme rien sans vous, comme une séance en ligne ou un atelier.

Bancontact et iDEAL : quels moyens de paiement proposer ?

Pour vos clients belges, Bancontact vient en premier. La plupart des gens ont l'application Bancontact ou leur carte à portée de main et confirment le paiement avec leur empreinte ou un code. Votre client n'a pas à créer de compte ni à taper un numéro de carte.

Si vous avez des clients néerlandais, activez aussi iDEAL. Votre client choisit sa banque et confirme dans sa propre application bancaire. Comme avec Bancontact, ses données bancaires restent chez sa banque.

Bookable propose Bancontact et iDEAL via Mollie. Vous les activez dans votre compte Mollie. Ensuite, votre client les voit pendant la réservation.

Combien coûte le paiement en ligne ?

Le paiement en ligne a deux sortes de coûts, et il faut les regarder séparément.

• L'abonnement de votre système de réservation. Chez Bookable, aucune commission n'est prélevée sur vos réservations. Start coûte à partir de 29 € par mois pour un paiement annuel et Praktijk à partir de 49 € par mois pour un paiement annuel. Tout est sur la page des tarifs.
• Les frais par paiement chez votre prestataire. Chez Bookable, c'est Mollie. Vous payez ces frais directement à Mollie, pour chaque paiement réussi. Les tarifs actuels par moyen de paiement se trouvent sur mollie.com.

Faites votre propre calcul. Supposons des frais de 0,25 € par paiement, uniquement comme hypothèse et pas comme tarif. Pour 80 paiements en ligne par mois, cela fait 20 € par mois. Remplacez ce nombre par le vôtre et le tarif réel de Mollie, et vous saurez ce que cela vous coûte.

Comparez avec ce que coûte un rendez vous vide. Dans cet exemple, un seul rendez vous manqué à 45 € coûte plus que les frais de paiement d'un mois entier.

Et pour les factures et la comptabilité ?

Ceci est un aperçu factuel et pas un conseil comptable ou fiscal. Demandez à votre comptable comment il veut traiter les acomptes et les paiements en ligne.

Où va l'argent ?

Avec Bookable, votre client paie via Mollie directement sur votre compte Mollie. Bookable ne reçoit jamais cet argent et ne le garde pas. Mollie le verse ensuite sur votre compte bancaire professionnel. Par défaut, cela se fait chaque semaine, et vous adaptez le rythme dans Mollie.

Justificatif de paiement et facture : quelle différence ?

Non. Le justificatif que reçoit votre client prouve qu'il a payé. Ce n'est pas une facture avec TVA. Si votre client a droit à une facture, par exemple parce qu'il est une entreprise, c'est vous qui l'établissez avec votre propre logiciel de facturation.

Que donner à votre comptable ?

Bookable vous fournit la liste de tous les paiements et remboursements dans un fichier csv. Votre comptable peut la comparer avec les versements de Mollie. Ainsi, ce qui est rentré correspond à ce que vous avez enregistré. Un acompte déduit du prix de la prestation fait partie de la même vente. La façon de le comptabiliser se discute avec votre comptable.

Sans système de réservation, cela fonctionne de la même façon, mais avec plus de travail manuel. Vous tenez une liste de chaque acompte avec nom, date et montant, et vous la comparez à vos extraits de compte. C'est faisable pour quelques paiements par semaine et pénible pour des dizaines.

Comment rembourser quand un client annule ?

Vous décidez à l'avance quand un client récupère son acompte et quand vous le gardez. Inscrivez ce point dans vos conditions d'annulation. Une règle simple : si votre client annule à temps, il récupère l'acompte ou le déduit d'un nouveau rendez vous. S'il annule trop tard, vous le gardez.

Un remboursement est prélevé sur le solde que vous avez chez Mollie. Dans Bookable, vous décidez si et quand vous remboursez, et vous le faites dans Bookable ou chez Mollie. L'application rembourse automatiquement dans les cas que vous configurez, par exemple en cas d'annulation selon les règles de votre acompte.

Comment connecter Mollie à Bookable

La configuration prend quelques minutes, puis tout fonctionne pour chaque réservation. Voici l'ordre à suivre.

Créez un compte Mollie

Il vous faut votre numéro d'entreprise, un compte bancaire professionnel, une pièce d'identité du gérant et votre site avec vos prestations et vos prix. Mollie vérifie vos données, ce qui peut prendre jusqu'à 10 jours ouvrables. Pendant ce temps, vous continuez à configurer Bookable.

Activez Bancontact et iDEAL

Dans Mollie, ouvrez les paramètres de votre organisation, puis les moyens de paiement. Activez Bancontact, et iDEAL si vous avez des clients néerlandais.

Connectez Mollie à Bookable

Dans Bookable, allez dans Paramètres puis Paiements. Cliquez sur le bouton pour connecter Mollie, ouvrez votre session Mollie et validez la connexion. Vous revenez automatiquement dans Bookable. Si vous n'avez pas encore de compte Mollie, vous pouvez en créer un pendant la connexion. Toutes les étapes se trouvent dans connecter Mollie.

Choisissez ce que paie votre client

Par prestation, vous choisissez s'il faut un acompte, un montant fixe ou un pourcentage, ou si votre client paie tout à l'avance. Pour le réglage, lisez demander un acompte par prestation.

Ensuite, tout se fait automatiquement. Votre client choisit une prestation et un moment, remplit ses coordonnées et paie avec Bancontact ou iDEAL. S'il ne paie pas, la réservation reste bloquée un temps limité puis expire. Vous choisissez la durée, deux heures par défaut. Votre client reçoit une confirmation par mail et vous voyez le rendez vous dans votre agenda.

Regardez ce que cela donne pour un cabinet de kinésithérapie, un salon de coiffure, une onglerie ou un B&B. Bookable s'essaie gratuitement pendant 14 jours, sans carte.

Les erreurs fréquentes avec le paiement en ligne

• Tout demander à l'avance pour un rendez vous court, ce qui fait fuir des clients.
• Ne pas écrire de conditions d'annulation, si bien que personne ne sait ce qui arrive à l'argent.
• Oublier qu'un justificatif de paiement n'est pas une facture.
• Suivre les paiements à la main alors qu'un système peut le faire.
• Faire vérifier votre compte Mollie seulement quand vos clients veulent déjà réserver.

Questions fréquentes