- Trois chiffres suffisent pour voir votre perte par an et par mois.
- Le résultat est un minimum : le temps de préparation perdu et les rendez vous de suivi manqués n'y sont pas.
- Quelques rendez vous sauvés par an remboursent déjà un logiciel de réservation.
- Rappels, acompte et liste d'attente récupèrent l'essentiel de ces créneaux vides.
Dans cet article
Calculez ce que les absences vous coûtent
Déplacez les trois curseurs selon vos chiffres. Vous ne savez pas combien de clients ne viennent pas ? Comptez les créneaux vides des quatre dernières semaines dans votre agenda et divisez par quatre.
Le calcul est simple : le nombre de clients absents par semaine multiplié par vos semaines d'ouverture donne le nombre de rendez vous perdus par an. Multiplié par le prix moyen, vous obtenez la perte annuelle. Rien n'est enregistré ni envoyé : tout se passe dans votre navigateur.
Comment lire le résultat ?
Le montant affiché est du chiffre d'affaires qui n'entre pas. Ce n'est pas exactement du bénéfice perdu, car une partie de vos coûts ne court pas quand le fauteuil reste vide. Si vous utilisez peu de produits, comme en massage ou en kinésithérapie, la perte réelle est proche du chiffre affiché. Avec beaucoup de produits, comme pour une coloration, elle est un peu plus basse.
En même temps, c'est un minimum. Le calculateur ne compte pas :
- Le temps de préparation : installer la table, préparer une couleur, chauffer une cabine.
- Le client que vous auriez pu placer si vous aviez su à temps que le créneau se libérait.
- Le rendez vous de suivi qui n'aura jamais lieu, parce qu'un client absent une fois revient souvent moins.
- Le temps passé à appeler, écrire et replanifier.
Pour une vue plus précise par métier, avec des exemples pour un salon de coiffure, un cabinet de kiné et un B&B, lisez combien vous coûte un client qui ne vient pas.
Combien d'absences est ce normal ?
Il n'existe pas de moyenne fiable pour les salons et cabinets en Belgique. Ce que l'on sait : dans une étude de 2010 en santé mentale, citée dans une présentation de l'Université d'Anvers sur les frais d'absence en cabinet, 5 à 8 pour cent des patients ne venaient pas en moyenne, avec des pointes à 14 pour cent. C'est un seul secteur, mais cela donne un ordre de grandeur.
Plus utile qu'une moyenne : votre propre chiffre. Pendant quatre semaines, notez chaque rendez vous qui n'a pas eu lieu sans message. C'est votre point de départ, et après un mois avec des rappels, vous verrez si le chiffre baisse.
| Situation | Comment la noter |
|---|---|
| Pas venu, pas de message | Compte comme absence |
| Annulé moins de 24 heures avant | À noter à part comme annulation tardive |
| Annulé et créneau repris | Ne compte pas |
| Arrivé en retard, prestation raccourcie | À noter à part, cela coûte aussi du temps |
Exemples chiffrés par métier
Voici trois exemples avec les prix que Bookable propose comme point de départ quand vous configurez vos prestations. Le nombre d'absents par semaine est notre propre hypothèse, pour montrer comme la somme grimpe vite.
| Activité | Hypothèses | Rendez vous perdus par an | Perte par an |
|---|---|---|---|
| Salon de coiffure, coupe femme à partir de 52,50 € | 1 absent par semaine, 46 semaines | 46 | 2 415 € |
| Pédicure à partir de 32 € | 1 absent par semaine, 46 semaines | 46 | 1 472 € |
| Onglerie, vernis semi permanent à partir de 40 € | 2 absents par semaine, 46 semaines | 92 | 3 680 € |
Dans le calculateur, vous pouvez tester vos propres chiffres.
Que faire de ce résultat ?
Un montant à l'écran ne change rien. Ce qui fonctionne, ce sont quelques mesures simples qui aident le client à venir ou à prévenir à temps.
- 1Envoyez un rappel. La plupart des absents ont simplement oublié. Un message la veille règle cela. Voir rappel de rendez vous.
- 2Demandez un acompte pour les prestations longues ou chères. Qui a payé vient ou prévient. Voir demander un acompte à vos clients.
- 3Rendez vos règles claires. Jusqu'à quand le client peut il déplacer gratuitement, et que se passe t il ensuite ? Lisez facturer un rendez vous non honoré en Belgique.
- 4Facilitez le report. Le client qui peut déplacer en un clic le fait plus volontiers que de ne pas venir.
- 5Tenez une liste d'attente. Un créneau se libère ? Vous le donnez à quelqu'un qui attendait déjà.
Quand un logiciel de réservation est il rentable ?
Sous le calculateur, vous voyez combien de rendez vous il faut sauver pour rembourser Bookable Start. Start coûte à partir de 348 € par an en paiement annuel. Avec un rendez vous moyen à 45 €, cela fait huit rendez vous par an, soit moins d'un par mois.
Ce n'est pas une promesse sur le nombre d'absences que vous éviterez. Cela dépend de vos clients et de votre métier. C'est en revanche une façon honnête de juger : comparez le nombre de rendez vous à sauver avec celui que vous perdez aujourd'hui.
Comment Bookable aide contre les absences
Bookable est un logiciel de réservation en ligne pour les activités qui reçoivent des clients. Vos clients réservent seuls, et vous n'avez rien à envoyer.
| Ce qu'il fait | Start | Praktijk |
|---|---|---|
| Rappels par WhatsApp et mail | Inclus | Inclus |
| Acompte via Mollie, avec Bancontact ou iDEAL | Inclus | Inclus |
| Le client déplace lui même son rendez vous | Non inclus | Inclus |
| Liste d'attente quand un créneau est complet | Non inclus | Inclus |
| Prix en paiement annuel | à partir de 29 € par mois | à partir de 49 € par mois |
En paiement mensuel, comptez à partir de 34 € pour Start et 58 € pour Praktijk. Pour un acompte par Bancontact, Mollie facture 0,39 € par paiement. Essai gratuit de 14 jours, sans carte. Plus d'infos sur la page des tarifs.
- Pas de carte nécessaire
- Pas de commission
- Résiliable chaque mois ou chaque année
Questions fréquentes
Comment calculer le coût d'un no show ?
Multipliez le nombre de clients absents par semaine par vos semaines d'ouverture. Ce nombre multiplié par le prix moyen d'un rendez vous donne votre perte annuelle.
Le résultat est il ma perte réelle ?
C'est du chiffre d'affaires qui n'entre pas. La perte réelle est un peu plus basse si vous utilisez beaucoup de produits, mais plus haute si vous comptez la préparation perdue et les suivis manqués.
Combien de clients ne viennent pas en moyenne ?
Il n'existe pas de moyenne fiable pour les salons et cabinets belges. Comptez vos propres absences pendant quatre semaines : c'est le chiffre qui compte.
Ce que je saisis est il enregistré ?
Non. Le calcul se fait dans votre navigateur et rien n'est envoyé.
Qu'est ce qui aide le plus contre les absences ?
Un rappel la veille, un acompte pour les prestations longues, des règles claires et une façon simple de déplacer un rendez vous.
Gérant de Bookable. Une question sur cet article ou sur votre propre activité ? Envoyez un message quand vous voulez, une vraie personne vous répond, dans les 24 heures.