Online betalen voor afspraken: zo laat je klanten vooraf betalen

Waarom ter plaatse betalen je geld en tijd kost

Veel zaken laten klanten betalen na de behandeling. Dat voelt vanzelfsprekend, maar het heeft een prijs. Iemand komt niet opdagen en je hebt niets in handen. Een klant betaalt cash en je moet het nog tellen en wegbrengen. Een andere zegt dat hij overschrijft en vergeet het. Je kijkt je rekening na, je stuurt een herinnering, je voelt je een incassobureau.

Daar komt het ongemak bij. Een betaling vragen na een mooie behandeling is niet het fijnste moment van de dag. Online betalen verplaatst dat moment naar het boeken. Je klant betaalt zoals hij een ticket voor de cinema koopt, en jij hoeft er niets over te zeggen.

Een tweede winst zit in de agenda. Wie vooraf betaalt, laat een afspraak minder snel zomaar vallen. Hoeveel een leeg uur je kost, reken je uit in wat kost een klant die niet komt opdagen.

Online betalen of betalen ter plaatse: wat past bij jouw zaak?

Je hoeft niet alles online te doen. Veel zaken combineren: een klein bedrag online bij het boeken en de rest ter plaatse. Dit zijn de vier gangbare manieren naast elkaar.

De laatste manier is de enige die niets van je vraagt. Er is geen link om te versturen en geen overschrijving om na te kijken. De betaling hoort bij het boeken.

Betaallink

Een betaallink is een webadres dat je klant naar een betaalpagina brengt. Je maakt hem bij een betaalprovider en stuurt hem per mail of bericht. Dat werkt goed voor een enkele betaling, bijvoorbeeld een saldo achteraf. Voor elke afspraak is het te veel handwerk.

Betalen ter plaatse

Ter plaatse betalen blijft een prima keuze voor de rest van de prijs. Je klant betaalt na de behandeling, en het voorschot dat hij online betaalde, wordt verrekend. Zo zit je klant nooit met twee keer betalen.

Wat laat je vooraf betalen?

Dat hangt af van je afspraak en van hoe vaak mensen wegblijven. Je hebt drie keuzes.

Een voorschot van ongeveer een vijfde van de prijs is een logisch vertrekpunt voor veel zaken. Dat is een richtlijn en geen regel. Hoe je het bedrag kiest, lees je in een voorschot vragen aan je klanten.

Wie alles vooraf laat betalen, heeft nog minder werk. Je klant komt binnen en alles is geregeld. Dat past bij afspraken waar je klant zonder jou niets verbruikt, zoals een online sessie of een workshop.

Bancontact en iDEAL: welke betaalmethodes biedt je aan?

Voor Belgische klanten staat Bancontact bovenaan. De meeste mensen hebben de Bancontact app of een bankkaart bij de hand, en bevestigen de betaling met hun vingerafdruk of een code. Je klant hoeft geen account aan te maken en geen kaartnummer te typen.

Heb je klanten in Nederland, dan zet je iDEAL aan. Je klant kiest zijn bank en bevestigt in zijn eigen bankapp. Net zoals bij Bancontact blijven zijn bankgegevens bij zijn bank.

Bookable biedt Bancontact en iDEAL aan via Mollie. Je zet ze aan in je Mollie account. Daarna ziet je klant ze tijdens het boeken.

Wat kost online betalen?

Online betalen heeft twee soorten kosten, en je moet ze apart bekijken.

• Het abonnement van je boekingssysteem. Bij Bookable gaat er geen commissie af van je boekingen. Start kost €29 per maand bij jaarlijks betalen en Praktijk €49 per maand bij jaarlijks betalen. Alles staat op de prijzenpagina.
• De kost per betaling bij je betaalprovider. Bij Bookable is dat Mollie. Je betaalt die kost rechtstreeks aan Mollie, per geslaagde betaling. De actuele tarieven per betaalmethode vind je op mollie.com.

Reken met een eigen rekenvoorbeeld wat het je kost. Veronderstel een kost van €0,25 per betaling, puur als aanname en niet als tarief. Bij 80 online betalingen per maand is dat €20 per maand. Vul je eigen aantal en het tarief van Mollie in, en je weet wat het je kost.

Vergelijk dat met wat een lege afspraak kost. In dit voorbeeld kost één gemiste afspraak van €45 meer dan de betaalkosten van een hele maand.

Hoe zit het met facturen en je boekhouding?

Dit is een feitelijk overzicht en geen boekhoudkundig of fiscaal advies. Vraag je boekhouder hoe hij voorschotten en online betalingen wil verwerken.

Waar komt het geld terecht?

Bij Bookable betaalt je klant via Mollie rechtstreeks op jouw rekening bij Mollie. Bookable ontvangt dat geld nooit en houdt het niet bij. Mollie betaalt het daarna uit op je zakelijke bankrekening. Standaard gebeurt dat elke week, en je past het ritme aan in Mollie.

Is het betaalbewijs een factuur?

Nee. Het betaalbewijs dat je klant ontvangt, bewijst dat hij betaald heeft. Het is geen btw factuur. Heeft je klant recht op een factuur, bijvoorbeeld omdat hij een bedrijf is, dan maak jij die zelf met je eigen factuurprogramma.

Wat geef je je boekhouder?

Bookable geeft je een lijst van alle betalingen en terugbetalingen als csv bestand. Je boekhouder kan die lijst naast de uitbetalingen van Mollie leggen. Zo klopt wat binnenkwam met wat je boekte. Een voorschot dat verrekend wordt met de prijs van de behandeling, hoort bij dezelfde verkoop. Hoe je het boekt, bespreek je met je boekhouder.

Zonder boekingssysteem werkt het hetzelfde, maar met meer handwerk. Je houdt een lijstje bij van elke voorschot met naam, datum en bedrag, en je legt het naast je bankuittreksels. Het is te doen voor een paar betalingen per week en vervelend bij tientallen.

Hoe betaal je terug als een klant annuleert?

Je beslist vooraf wanneer een klant zijn voorschot terugkrijgt en wanneer je het houdt. Zet het in je annuleringsvoorwaarden. Een eenvoudige regel is: annuleert je klant op tijd, dan krijgt hij het voorschot terug of verrekent hij het met een nieuwe afspraak. Annuleert hij te laat, dan houd je het.

Een terugbetaling gaat van het saldo dat je bij Mollie hebt staan. In Bookable beslis je zelf of en wanneer je terugbetaalt, en je voert dat uit in Bookable of bij Mollie. De app betaalt automatisch terug in de gevallen die jij instelt, bijvoorbeeld bij annuleren volgens de regels van je voorschot.

Zo koppel je Mollie in Bookable

Het instellen duurt een paar minuten, en daarna werkt het voor elke boeking. Dit is de volgorde.

Maak een Mollie account

Je hebt je ondernemingsnummer nodig, een zakelijke bankrekening, een identiteitsbewijs van de zaakvoerder en je website met je diensten en prijzen. Mollie kijkt je gegevens na en dat kan tot 10 werkdagen duren. Ondertussen stel je Bookable gewoon verder in.

Zet Bancontact en iDEAL aan

In Mollie ga je naar de instellingen van je organisatie en daarna naar de betaalmethodes. Zet Bancontact aan, en iDEAL als je klanten in Nederland hebt.

Koppel Mollie aan Bookable

In Bookable ga je naar Instellingen en daarna naar Betalingen. Klik op Verbinden met Mollie, log in en keur de koppeling goed. Je komt vanzelf terug in Bookable. Heb je nog geen Mollie account, dan maak je er tijdens het koppelen ook een aan. De volledige stappen staan in Mollie koppelen.

Kies wat je klant betaalt

Per behandeling kies je of er een voorschot nodig is, een vast bedrag of een percentage, of dat je klant alles vooraf betaalt. Hoe je dat instelt, lees je in een voorschot vragen per behandeling.

Daarna gebeurt het vanzelf. Je klant kiest een behandeling en een moment, vult zijn gegevens in en betaalt met Bancontact of iDEAL. Betaalt hij niet, dan blijft de boeking een beperkte tijd vastgehouden en vervalt ze daarna. Jij kiest hoe lang, standaard twee uur. Je klant krijgt een bevestiging per mail, en jij ziet de afspraak in je agenda.

Je kan het zien voor je eigen beroep op de pagina's voor een kinepraktijk, een kapsalon, een nagelstudio of een B&B. Bookable is gratis te proberen, 14 dagen lang en zonder kaart.

Veelgemaakte fouten bij online betalen

• Alles vooraf vragen voor een korte afspraak, waardoor klanten afhaken.
• Geen annuleringsvoorwaarden schrijven, zodat niemand weet wat er met het geld gebeurt.
• Vergeten dat een betaalbewijs geen factuur is.
• Betalingen met de hand opvolgen terwijl een systeem het kan doen.
• Je Mollie account pas laten nakijken als je klanten al willen boeken.

Veelgestelde vragen