Confirmation de rendez vous : modèles de mail, SMS et WhatsApp

Pourquoi confirmer un rendez vous que le client connaît déjà ?

Votre cliente réserve lundi soir pour jeudi. Elle croit que c'était mardi, ou que vous commenciez à 14 h au lieu de 14 h 30. Vous le découvrez quand elle ne vient pas, ou quand elle attend une demi heure dans votre salle d'attente. La confirmation fixe le rendez vous par écrit, au moment où il est encore frais dans sa tête.

Quatre bonnes raisons de l'envoyer à chaque fois, même aux habitués.

1. 1Les erreurs se voient tout de suite. Si le jour ou l'heure ne correspond pas, le client le remarque en lisant et peut corriger.
2. 2Vous gardez une preuve de vos conditions. Pour réclamer un jour une indemnité après un rendez vous manqué, vous devez montrer que le client connaissait vos règles au moment de réserver. Une confirmation qui les reprend est la preuve la plus simple.
3. 3Le client arrive préparé. Ce qu'il doit apporter, où se garer, s'il peut venir maquillée : tout est dans le message.
4. 4Moins d'appels. Celui qui doute regarde dans sa boîte mail au lieu de vous appeler en pleine prestation.

Sur les règles belges pour facturer un rendez vous manqué, lisez notre article facturer un rendez vous non honoré en Belgique.

Que mettre dans une confirmation de rendez vous ?

Une bonne confirmation est courte. Votre client doit voir en dix secondes quand et où il doit être. Cochez cette liste avant d'écrire votre propre texte.

Pas besoin d'un long texte. Une confirmation avec ces neuf points tient sur un écran de smartphone sans faire défiler.

Quelle différence avec un rappel ?

La confirmation part juste après la réservation. Le rappel part peu avant le rendez vous, en général 24 à 48 heures avant. Ils n'ont pas le même but.

La confirmation dit : voici ce que nous avons convenu, c'est bien ça ? Le rappel dit : n'oubliez pas, c'est demain. Qui réserve en septembre pour décembre aura oublié la confirmation d'ici là. Il vous faut donc les deux.

Pour écrire un bon rappel et choisir le bon moment, lisez rappel de rendez vous par mail, SMS ou WhatsApp. Ici, on parle seulement de la confirmation.

Modèle de confirmation par mail

Ce texte convient à un salon, un cabinet ou un studio. Remplacez ce qui est entre crochets et supprimez ce qui ne vous concerne pas.

L'objet contient déjà le jour et l'heure. Même sans ouvrir le mail, votre client les voit dans sa boîte de réception. Cela suffit à éviter une partie des erreurs.

Modèle court par SMS ou WhatsApp

Un SMS ou un message WhatsApp se lit d'un coup d'œil. Faites plus court qu'un mail et résumez vos conditions en une phrase.

Pour un salon

Pour un cabinet

Dans le secteur de la santé, n'indiquez pas le motif du rendez vous dans un SMS ou un message WhatsApp. La notification s'affiche parfois sur un écran verrouillé, lisible par n'importe qui à côté. Écrivez simplement rendez vous.

Modèle de confirmation avec acompte

Si vous demandez un acompte, le client veut voir que son paiement est bien arrivé. Indiquez le montant et la règle en cas d'annulation. Cela évite toute discussion après coup.

Vous hésitez encore ? Lisez demander un acompte à vos clients pour savoir combien demander et comment les clients réagissent.

Comment confirmer un rendez vous pris par téléphone ?

Au téléphone, tout se dit oralement. Le client note peut être sur un bout de papier, ou pas du tout. C'est justement là que les choses dérapent.

Après chaque appel, envoyez dans l'heure une courte confirmation par SMS, WhatsApp ou mail, avec le même texte que ci dessus. Le client a tout par écrit, et vous avez la preuve qu'il a reçu vos règles. Un accord oral sur des frais d'annulation est difficile à prouver plus tard.

Votre client préfère s'organiser seul ? Donnez lui votre lien de réservation. Il reçoit alors la confirmation automatiquement, sans que vous ayez rien à envoyer.

Quelles erreurs éviter ?

• La date sans le jour de la semaine. Jeudi se lit mieux que 23/10.
• Pas d'adresse, parce que les habitués la connaissent. Les nouveaux clients, eux, ne la connaissent pas.
• Des conditions cachées derrière un lien. Mettez l'essentiel dans le texte.
• Une confirmation envoyée la veille au soir. C'est alors un rappel, plus une confirmation.
• Une adresse d'envoi que personne ne lit. Un client qui répond doit vous joindre.
• Des informations sensibles dans un SMS, comme le motif d'une consultation.
• Un ton différent du reste de votre activité. Si vous vouvoyez vos clients au comptoir, vouvoyez les aussi dans la confirmation.

Relisez votre texte à voix haute. S'il sonne comme vous au comptoir, c'est bon.

Comment Bookable s'en charge

Avec Bookable, votre client réserve seul via votre lien de réservation ou votre mini site. Juste après, il reçoit une confirmation par mail avec le jour, l'heure, la prestation et votre adresse. Avant le rendez vous suit un rappel par WhatsApp et par mail. Vous n'avez rien à envoyer.

Si vous demandez un acompte via Mollie, votre client paie avec Bancontact ou iDEAL à la dernière étape de la réservation. L'argent arrive directement sur votre propre compte Mollie. Avec l'abonnement Praktijk, la confirmation contient aussi les liens pour que le client déplace ou annule lui même son rendez vous, selon les règles que vous fixez.

En paiement mensuel, comptez à partir de 34 € pour Start et à partir de 58 € pour Praktijk. Essai gratuit de 14 jours, sans carte. Tous les détails sont sur la page des tarifs.

Questions fréquentes