Facturer un rendez vous non honoré en Belgique : ce qui est permis

De quoi parle t on exactement ?

Les frais de rendez vous non honoré, souvent appelés no show fee, sont un montant fixe facturé quand un client ne vient pas et n'annule pas à temps. La règle figure dans vos conditions, et le client sait d'avance ce qu'il paiera s'il ne se présente pas.

Les juristes distinguent deux types de clauses. Avec une clause de dédit, le client paie le droit d'annuler. Avec une clause pénale, vous fixez à l'avance l'indemnité due si le client ne respecte pas le rendez vous. Pour un salon ou un cabinet, il s'agit presque toujours d'une clause pénale, avec une règle importante : le montant doit rester raisonnable.

La différence avec un acompte compte beaucoup. Des frais d'absence, vous devez les réclamer après coup. Un acompte, vous l'avez déjà. Nous y revenons plus bas.

Quand pouvez vous facturer une absence en Belgique ?

Aucune loi ne dit noir sur blanc que ces frais sont permis ou interdits. Ce sont les règles ordinaires des contrats qui s'appliquent. D'après un article du cabinet d'avocats Wanted Law du 7 octobre 2026 et une publication du cabinet De Haese, relus le 21 octobre 2026, quatre conditions doivent être réunies.

1. 1Un rendez vous existe. Le client a réellement réservé une prestation. Un appel pour demander des renseignements n'est pas un rendez vous.
2. 2Le client connaissait et acceptait la règle. Depuis le 1er janvier 2023, l'article 5.23 du Code civil prévoit qu'une condition ne lie le client que s'il a pu en prendre connaissance et l'a acceptée, au plus tard au moment de réserver.
3. 3Il n'a pas annulé à temps. Votre règle doit dire jusqu'à quand l'annulation est gratuite, par exemple jusqu'à 24 heures avant.
4. 4Il n'y a pas de force majeure. Un client victime d'un accident ou hospitalisé d'urgence ne doit pas payer.

Voilà pourquoi une affiche dans votre salle d'attente ne suffit pas. Le client la découvre en entrant, donc après avoir pris rendez vous. Même chose pour une règle cachée en bas de votre site, vers laquelle rien ne renvoie.

Combien pouvez vous facturer ?

Il n'existe pas de plafond légal. Mais un juge peut réduire une clause pénale manifestement déraisonnable (article 5.88 du Code civil). Face à des consommateurs s'ajoutent les règles sur les clauses abusives du Code de droit économique. Un montant bien supérieur à votre perte réelle risque de tomber entièrement.

Le plus sûr est un montant fixe que vous pouvez justifier. Que perdez vous quand un fauteuil reste vide ? Le prix de la prestation, moins ce que vous ne dépensez pas, comme les produits. Voici des exemples calculés avec les prix de départ que nous utilisons par métier. Ce sont nos propres hypothèses, pas un conseil.

Pour les professions de santé, des règles de l'ordre ou de l'association professionnelle et des accords avec l'INAMI s'appliquent souvent. Renseignez vous avant de fixer un montant.

Vous voulez d'abord savoir ce que vous coûtent les rendez vous manqués sur une année ? Faites le calcul avec notre calculateur de no show.

Que disent les juges ?

Les procès pour un rendez vous manqué sont rares, parce que les montants sont petits. Les décisions connues montrent quand même l'essentiel : le client pouvait il connaître la règle ?

• Tribunal de première instance d'Anvers, 8 février 2010. Un dentiste a obtenu 90 € par heure planifiée après qu'un patient a manqué quatre longs rendez vous. Il n'y avait pas de contrat écrit, mais d'autres documents montraient que le patient connaissait la règle.
• Justice de paix de Bruges, 6 octobre 2015. Un dentiste a eu gain de cause contre un patient qui ne venait pas à répétition. Sa règle figurait sur sa carte de visite et dans ses mails de confirmation.
• Kontich, 2018. L'indemnité a été refusée, faute de preuve que le patient avait accepté le rendez vous, et encore moins la règle.

La leçon est toujours la même. Celui qui avait mis sa règle dans la confirmation a gagné. Celui qui ne pouvait pas la prouver, non. Ces décisions datent d'avant le nouveau Code civil, mais la logique n'a pas changé.

Comment faire accepter votre règle ?

Tout dépend de la manière dont le client réserve.

Réservation en ligne

Affichez la règle à la dernière étape, avant le bouton de confirmation, et faites cocher une case d'accord. C'est la preuve la plus solide qui soit.

Réservation par téléphone

Annoncez la règle au téléphone, puis envoyez aussitôt une confirmation écrite par SMS, WhatsApp ou mail qui la reprend. Vous trouverez des modèles dans confirmation de rendez vous : modèles à copier.

Au comptoir

Si vous fixez le prochain rendez vous après une prestation, envoyez aussi une confirmation. Une carte de rendez vous, c'est bien. Un message que le client retrouve, c'est mieux.

Modèle de texte pour votre règle

Court et concret, c'est ce qui fonctionne. Adaptez le délai et le montant à votre activité.

La phrase sur la force majeure n'est pas une faiblesse. Elle montre que votre règle est raisonnable, ce qui aide si vous devez un jour la justifier. D'autres modèles par métier se trouvent dans conditions d'annulation pour vos rendez vous.

Comment encaisser les frais ?

C'est là que ça se complique. Avoir une règle est une chose, recevoir l'argent en est une autre.

1. 1Envoyez dans la semaine un message aimable avec le montant et un lien de paiement ou votre numéro de compte.
2. 2Renvoyez à votre règle et à la confirmation reçue par le client.
3. 3Sans paiement, envoyez un seul rappel.
4. 4Toujours rien ? Décidez si vous allez plus loin. Pour 20 €, une procédure en vaut rarement la peine.

C'est pour cela que de plus en plus d'activités choisissent l'acompte. Le client qui paie 10 ou 15 € en réservant vient ou prévient. Et s'il ne vient pas, vous ne courez après personne. Lisez demander un acompte à vos clients.

Quand vaut il mieux laisser tomber ?

Ces frais sont un moyen, pas un but. Parfois, ils coûtent plus qu'ils ne rapportent.

• En cas de vraie force majeure, comme un accident ou un enfant conduit d'urgence à l'hôpital.
• Avec un client fidèle depuis des années qui oublie pour la première fois. Un message aimable rapporte plus que 20 €.
• Si la règle ne figurait pas dans la confirmation. Elle sera difficile à prouver.
• Si vous avez vous même oublié d'envoyer le rappel.

Cet article donne une information générale sur le droit belge et ne remplace pas l'avis d'un avocat.

Comment Bookable vous aide

Bookable ne peut pas réclamer un montant à votre client après coup. Mais il fait en sorte que vous ayez rarement à le faire.

• Un acompte par prestation. Un montant fixe, un pourcentage ou le tout à l'avance. Le client paie avec Bancontact ou iDEAL sur votre propre compte Mollie. Pour un paiement Bancontact, Mollie facture 0,39 €.
• Des rappels par WhatsApp et mail. Chaque client reçoit automatiquement un rappel avant son rendez vous.
• Une confirmation après chaque réservation. Le client a son rendez vous par écrit, tout de suite.

Start coûte 29 € par mois et Praktijk 49 € par mois en paiement annuel, ou pour 34 € et 58 € par mois en paiement mensuel. Essai gratuit de 14 jours, sans carte. Tous les détails sur la page des tarifs.

Questions fréquentes