Afspraakbevestiging: voorbeeldteksten voor mail, sms en WhatsApp

Waarom stuur je een bevestiging als je klant de afspraak toch weet?

Je klant boekt op maandagavond voor donderdag. Hij denkt dat het dinsdag was, of dat je om 14 uur begon in plaats van om 14.30 uur. Je ziet het pas als hij niet komt, of als hij te vroeg in je wachtzaal zit. Een bevestiging zet de afspraak zwart op wit, op het moment dat ze nog vers is.

Er zijn vier redenen om ze altijd te sturen, ook bij vaste klanten.

1. 1Vergissingen vang je meteen op. Staat er een fout in de dag of het uur, dan merkt je klant het bij het lezen en kan hij het nog rechtzetten.
2. 2Je hebt een bewijs van je voorwaarden. Wil je ooit een vergoeding vragen bij een afspraak die niet doorgaat, dan moet je kunnen tonen dat je klant je regels kende toen hij boekte. Een bevestiging met je annuleringsregels is daarvoor het eenvoudigste bewijs.
3. 3Je klant komt voorbereid. Wat moet hij meebrengen, mag hij met make up komen, waar parkeert hij? Dat staat er allemaal in.
4. 4Je krijgt minder telefoontjes. Wie twijfelt, kijkt in zijn mailbox in plaats van je te bellen tijdens een behandeling.

Meer over die vergoeding en wanneer je ze mag vragen, lees je in ons artikel over een no show fee aanrekenen in België.

Wat hoort er in een afspraakbevestiging?

Een goede bevestiging is kort. Je klant moet in tien seconden zien wanneer hij waar moet zijn. Dit lijstje kan je afvinken voor je je eigen tekst opstelt.

Je hoeft geen lange lap tekst te schrijven. Een bevestiging met deze negen punten past op het scherm van een gsm zonder te scrollen.

Wat is het verschil met een herinnering?

Een bevestiging stuur je meteen na het boeken. Een herinnering stuur je kort voor de afspraak, meestal 24 tot 48 uur op voorhand. Ze hebben een ander doel.

De bevestiging zegt: dit hebben we afgesproken, klopt het? De herinnering zegt: denk eraan, morgen is het zover. Wie in september boekt voor december, vergeet de bevestiging tegen dan. Daarom heb je ze allebei nodig.

Hoe je een goede herinnering opstelt en wanneer je ze verstuurt, lees je in afspraak herinnering sturen via mail, sms of WhatsApp. Hieronder gaat het enkel over de bevestiging.

Voorbeeldtekst: bevestiging per mail

Deze tekst werkt voor een salon, een praktijk of een studio. Vervang wat tussen haken staat. Laat weg wat niet voor jou geldt.

Het onderwerp bevat al de dag en het uur. Wie de mail niet opent, ziet het toch in zijn inbox. Dat alleen al voorkomt een deel van de vergissingen.

Voorbeeldtekst: kort bericht via sms of WhatsApp

Een sms of WhatsApp bericht lees je in één oogopslag. Hou het daarom korter dan een mail en zet je voorwaarden in één zin.

Voor een salon

Voor een praktijk

Werk je in de zorg, zet dan de reden van de afspraak niet in een sms of WhatsApp bericht. Een melding verschijnt soms op een vergrendeld scherm, en iedereen die naast je klant zit, kan meelezen. Schrijf afspraak in plaats van de naam van de behandeling.

Voorbeeldtekst: bevestiging met voorschot

Vraag je een voorschot, dan wil je klant zien dat zijn betaling goed aangekomen is. Zet het bedrag en de regel bij annuleren erbij. Zo zijn er achteraf geen discussies.

Twijfel je nog over een voorschot? In een voorschot vragen aan je klanten lees je hoeveel je vraagt en hoe klanten reageren.

Hoe bevestig je een afspraak die telefonisch gemaakt is?

Aan de telefoon spreek je alles mondeling af. Je klant schrijft het misschien op een papiertje, of helemaal niet. Juist daar gaat het vaak mis.

Stuur na elk telefoontje binnen het uur een korte bevestiging per sms, WhatsApp of mail. Gebruik dezelfde tekst als hierboven. Zo heeft je klant het op schrift, en heb jij een bewijs dat hij je regels kreeg. Een mondelinge afspraak over een annuleringskost is achteraf moeilijk te bewijzen.

Werkt je klant liever zelf, geef hem dan je boekingslink. Dan krijgt hij de bevestiging vanzelf, en hoef jij niets na te sturen.

Welke fouten maak je beter niet?

• Enkel de datum zonder dag van de week. Donderdag lees je beter dan 23/10.
• Geen adres, omdat vaste klanten het kennen. Nieuwe klanten kennen het niet.
• Je voorwaarden verstoppen achter een link. Zet de kern in de tekst zelf.
• De bevestiging pas de avond voor de afspraak sturen. Dan is het een herinnering, en geen bevestiging meer.
• Versturen van een adres waar niemand antwoorden leest. Een klant die terugschrijft, moet jou bereiken.
• Gevoelige informatie in een sms of WhatsApp bericht, zoals de reden van een consult.
• Een andere toon dan in de rest van je zaak. Spreek je klanten aan met je, doe dat dan ook in de bevestiging.

Lees je tekst hardop voor je hem vastlegt. Klinkt hij als jij aan de balie, dan zit het goed.

Zo doet Bookable dit

Met Bookable boekt je klant zelf via je boekingslink of je mini website. Meteen na het boeken krijgt hij een bevestiging per mail, met de dag, het uur, de behandeling en je adres. Voor de afspraak volgt een herinnering via WhatsApp en mail. Jij hoeft niets te versturen.

Vraag je een voorschot via Mollie, dan betaalt je klant met Bancontact of iDEAL in de laatste stap van het boeken. Het geld gaat rechtstreeks naar je eigen Mollie account. Met het abonnement Praktijk staan in de bevestiging ook de links waarmee je klant zelf verzet of annuleert, binnen de regels die jij instelt.

Betaal je per maand, dan is het voor €34 voor Start en voor €58 voor Praktijk. Je probeert 14 dagen gratis, zonder kaart. Alles staat op de prijzenpagina.

Veelgestelde vragen