Vakantie en sluitingsdagen in je online agenda: zo blokkeer je afspraken

Waarom vakantie in je agenda zo vaak misloopt

Het begint onschuldig. Je weet al maanden dat je half augustus weg bent. Alleen staat dat in je hoofd, op een briefje bij de kassa of in een notitie op je gsm. Je agenda weet van niets.

Dan boekt een klant een afspraak op de dinsdag dat jij op het strand ligt. Je ziet het pas als je op vrijdag je planning bekijkt. Nu moet je bellen, je excuses aanbieden en een nieuw moment zoeken. Dat kost tijd, en je klant staat op de verkeerde plek in zijn eigen agenda.

Hetzelfde gebeurt bij feestdagen en brugdagen. Elk jaar vallen ze op andere dagen, en elk jaar zijn er klanten die ze niet in hun hoofd hebben.

De oorzaak is altijd dezelfde. Je vakantie staat op één plek, en je klanten boeken op een andere plek. Zolang die twee niet samenkomen, krijg je dubbele boekingen en telefoontjes op momenten dat je ze niet wil.

Zo blokkeer je afspraken in je agenda, ook zonder boekingsprogramma

Wat je ook gebruikt, een papieren agenda, Google Agenda of een app, de aanpak blijft dezelfde. Je zorgt dat je vakantie zichtbaar is op elke plek waar een klant je kan bereiken.

1. 1Bepaal de eerste en de laatste dag. Schrijf ook op wanneer je terug bent en de eerste klanten ontvangt.
2. 2Blokkeer die dagen in je eigen agenda als één lange afspraak met de naam Gesloten. In een papieren agenda streep je de hele periode door.
3. 3Kijk of er al afspraken in die periode staan. Dat deel kost de meeste tijd, daarom krijgt het hieronder een eigen stuk.
4. 4Zet je vakantie op elke plek waar klanten je vinden: je website, je Google Bedrijfsprofiel, Instagram, WhatsApp en je voicemail.
5. 5Zet op de dag van vertrek een automatisch antwoord aan, met de datum waarop je terug bent.

Dat laatste punt is zo gedaan. WhatsApp Business heeft een afwezigheidsbericht, en elk mailprogramma heeft een automatisch antwoord. Beide staan in een minuut aan. Je Google Bedrijfsprofiel laat je afwijkende openingstijden invullen voor bepaalde dagen, zodat iemand die je opzoekt meteen ziet dat je dicht bent.

Wat je doet met afspraken die al in je agenda staan

Dit is het lastigste deel. Een klant heeft een moment gekozen en rekent erop. Dat moment schrap je niet zomaar.

Begin met een overzicht. Open je agenda en bekijk alle afspraken tussen je eerste en je laatste vakantiedag. Noteer per klant de naam, de dag en de behandeling.

Verwittig elke klant persoonlijk

Stuur geen algemene mail naar iedereen. Een bericht met de naam van je klant en de datum van zijn afspraak leest hij wel. Een algemene mail schuift hij door naar later.

Geef altijd een alternatief

Schrijf niet enkel dat de afspraak niet kan doorgaan. Stel twee of drie nieuwe momenten voor, kort voor of na je vakantie. Dan hoeft je klant maar één woord te antwoorden, en jij hoeft niet drie keer heen en weer te schrijven.

Denk aan het voorschot

Heeft je klant een voorschot betaald, dan heeft hij twee keuzes: de afspraak verplaatsen en het voorschot laten staan, of het bedrag terugkrijgen. Zet dat in je bericht. Zo krijg je er achteraf geen vragen over.

Dag [naam], we zijn van [datum] tot en met [datum] gesloten. Je afspraak van [dag] om [uur] kan daarom niet doorgaan. Past [nieuw moment 1] of [nieuw moment 2] voor jou? Laat het ons gewoon weten, dan zetten we het meteen in de agenda. Heb je een voorschot betaald, dan blijft dat gelden voor je nieuwe afspraak. Sorry voor het ongemak.

Halve dagen, opleidingen en korte afwezigheden

Niet elke afwezigheid is een vakantie. Je hebt een opleiding op donderdagnamiddag, een afspraak bij de tandarts of een kind dat vroeg moet worden opgehaald.

Het principe blijft gelijk: blokkeer de uren waarop je niet beschikbaar bent, en doe dat meteen. Wacht je tot de dag zelf, dan is er altijd iemand die net dat uur geboekt heeft. Je klanten zien in Bookable enkel de momenten waarop jij echt beschikbaar bent, dus wat je blokkeert verdwijnt voor hen uit het aanbod.

Werk je met een team, dan heeft elke medewerker een eigen agenda en eigen uren. Dat is een onderdeel van het abonnement Praktijk. Een collega die vrij neemt, hoeft dus niet de hele zaak te sluiten.

Feestdagen en brugdagen: één lijst per jaar

In België zijn er tien wettelijke feestdagen. Drie ervan schuiven elk jaar op: Paasmaandag, Hemelvaart en Pinkstermaandag. Een brugdag is de werkdag tussen een feestdag en het weekend. Die moet je niet sluiten, maar veel zaken doen dat wel.

Neem ze elk jaar in december door voor het volgende jaar. Dit zijn de feestdagen van 2027:

Een paar vallen in het weekend. Heb je op zaterdag of zondag open, dan sluit je die dagen ook. De andere zet je meteen in je agenda als sluitingsdag. Denk ook aan brugdagen. In 2027 is vrijdag 7 mei zo'n dag, de dag na Hemelvaart. Beslis in december of je open bent, en zeg het vroeg aan je klanten.

Je klanten op tijd verwittigen

Hoe vroeger je het zegt, hoe beter. Maar zes maanden vooraf is te vroeg: dan is het vergeten tegen de zomer. Met dit schema zit je goed.

Zeg in je bericht altijd drie dingen: wanneer je dicht bent, wanneer je terug bent en hoe een klant toch nog een afspraak kan maken. Dat laatste vergeten veel zaken. Het is nochtans het enige wat je klant wil weten.

Beste klanten, we zijn van [datum] tot en met [datum] gesloten. Vanaf [datum] zijn we er weer. Wil je een afspraak net voor of net na onze vakantie? Boek dan nu je moment, want die plaatsen zijn snel weg.

Checklist voor je vertrekt

• Je vakantiedagen staan in je agenda en blokkeren nieuwe boekingen.
• Je hebt alle bestaande afspraken in die periode bekeken.
• Elke klant met een afspraak kreeg een persoonlijk bericht met een alternatief.
• Je website, je Google Bedrijfsprofiel en je sociale media tonen je vakantiedata.
• Je automatisch antwoord staat klaar voor de dag van vertrek.
• Je weet welke klanten een voorschot betaalden en wat daarmee gebeurt.
• De datum van je terugkeer staat overal waar je je vakantie vermeldt.

Zo doet Bookable dit

In Bookable ligt je vakantie op dezelfde plek als je boekingen. Daardoor kan een klant niet meer boeken op een dag waarop jij dicht bent. Je stelt het zo in:

1. 1Ga naar Vakanties.
2. 2Kies de eerste en de laatste dag.
3. 3Bewaar. Op die dagen kan niemand nog boeken via je boekingslink.

Staan er op die dagen al afspraken, dan zie je ze meteen. Zo weet je precies welke klanten je moet verwittigen, en doe je dat met je eigen woorden en een voorstel voor een nieuw moment. De stappen staan ook in de kennisbank, op de pagina Openingsuren, pauzes en vakanties.

Sluit je maar één dag, zoals Hemelvaart, dan kies je die dag als eerste en als laatste dag. Je openingsuren en pauzes geef je ook één keer in. Daarna weet je agenda wanneer jij er bent.

Heb je een b&b of een vakantiehuis, dan geef je je sluitingsdagen en je eigen verblijven één keer in. Niemand kan die nachten nog boeken. Lees meer over Bookable voor je b&b. Werk je in een kapsalon of een kinesistenpraktijk, dan werkt het op dezelfde manier.

Elke klant krijgt een dag op voorhand een herinnering via WhatsApp en mail. Een afspraak vlak voor je vertrek wordt dus niet vergeten. Bookable kost vanaf €29 per maand bij jaarlijks betalen, en je probeert het 14 dagen gratis zonder kaart.

Veelgestelde vragen