Congés et jours de fermeture dans votre agenda en ligne : comment bloquer vos réservations

Pourquoi les congés se retrouvent si souvent mal gérés dans l'agenda

Ça commence innocemment. Vous savez depuis des mois que vous serez absent au milieu du mois d'août. Mais l'information reste dans votre tête, sur un papier près de la caisse ou dans une note sur votre téléphone. Votre agenda, lui, n'en sait rien.

Puis un client réserve un mardi où vous êtes à la plage. Vous le voyez le vendredi, en consultant votre planning. Il faut appeler, vous excuser et chercher une autre date. Cela prend du temps, et votre client se retrouve avec un créneau qui n'existe plus.

La même chose arrive avec les jours fériés et les ponts. Ils tombent chaque année à d'autres dates, et chaque année des clients n'y pensent pas.

La cause est toujours la même. Vos congés sont notés à un endroit, et vos clients réservent à un autre. Tant que les deux ne se rejoignent pas, vous avez des doubles réservations et des appels à des moments où vous préféreriez ne pas être dérangé.

Bloquer vos créneaux dans l'agenda, même sans logiciel de réservation

Que vous utilisiez un agenda papier, Google Agenda ou une application, la méthode reste la même. Vous rendez vos congés visibles partout où un client peut vous joindre.

1. 1Fixez le premier et le dernier jour. Notez aussi la date de votre retour et du premier jour où vous recevez de nouveau des clients.
2. 2Bloquez ces jours dans votre agenda sous la forme d'un seul long événement intitulé Fermé. Dans un agenda papier, barrez toute la période.
3. 3Vérifiez s'il y a déjà des réservations sur cette période. C'est la partie qui prend le plus de temps, elle a donc sa propre section plus bas.
4. 4Indiquez vos congés partout où vos clients vous trouvent : votre site web, votre profil d'établissement Google, Instagram, WhatsApp et votre messagerie vocale.
5. 5Activez une réponse automatique le jour de votre départ, avec la date de votre retour.

Ce dernier point se règle vite. WhatsApp Business propose un message d'absence, et chaque messagerie propose une réponse automatique. Les deux s'activent en une minute. Votre profil d'établissement Google permet de saisir d'autres horaires pour certains jours, de sorte que la personne qui vous cherche voit aussitôt que vous êtes fermé.

Que faire des réservations déjà présentes dans l'agenda

C'est la partie la plus délicate. Un client a choisi un créneau et compte dessus. Vous ne supprimez pas ce créneau sans rien dire.

Commencez par faire l'inventaire. Ouvrez votre agenda et regardez toutes les réservations entre votre premier et votre dernier jour de congé. Notez pour chaque client le nom, le jour et la prestation.

Prévenez chaque client personnellement

N'envoyez pas un mail général à tout le monde. Un message qui mentionne le prénom du client et la date de sa réservation est lu. Un mail général est repoussé à plus tard.

Proposez toujours une alternative

N'écrivez pas seulement que la réservation tombe à l'eau. Proposez deux ou trois nouveaux créneaux, juste avant ou juste après vos congés. Le client n'a alors qu'un mot à répondre, et vous n'échangez pas trois messages.

Pensez à l'acompte

Si votre client a versé un acompte, il a deux possibilités : déplacer la réservation en gardant l'acompte, ou être remboursé. Indiquez clairement ces deux options dans votre message. Vous évitez ainsi les questions après coup.

Bonjour [prénom], nous sommes fermés du [date] au [date]. Votre réservation du [jour] à [heure] ne peut donc pas avoir lieu. Le [nouveau créneau 1] ou le [nouveau créneau 2] vous conviendrait ? Répondez simplement par un mot et nous l'inscrivons aussitôt dans l'agenda. Si vous avez versé un acompte, il reste valable pour votre nouvelle réservation. Nous sommes désolés pour la gêne occasionnée.

Demi journées, formations et courtes absences

Toutes les absences ne sont pas des congés. Une formation le jeudi en fin de journée, un rendez vous chez le dentiste, un enfant à chercher plus tôt à l'école.

Le principe reste le même : bloquez les heures où vous n'êtes pas disponible, et ne tardez pas. Si vous attendez le jour même, quelqu'un aura réservé précisément cette heure. Chez Bookable, vos clients ne voient que les moments où vous êtes réellement disponible. Ce que vous bloquez disparaît donc de l'offre.

Si vous travaillez en équipe, chaque collaborateur a son propre agenda et ses propres horaires. Cela fait partie de l'abonnement Praktijk. Un collègue en congé n'oblige donc pas à fermer toute l'activité.

Jours fériés et ponts : une liste par an

En Belgique, il y a dix jours fériés légaux. Trois d'entre eux changent de date chaque année : le lundi de Pâques, l'Ascension et le lundi de Pentecôte. Un pont est le jour ouvrable situé entre un jour férié et le weekend. Vous n'êtes pas obligé de fermer, mais beaucoup d'activités le font.

Chaque année en décembre, relisez la liste de l'année suivante. Voici les jours fériés de 2027 :

Quelques jours tombent un weekend. Si vous êtes ouvert le samedi ou le dimanche, fermez aussi ces jours. Les autres jours fériés entrent dans votre agenda comme jours de fermeture. Pensez aussi aux ponts. En 2027, le vendredi 7 mai est un pont possible, le lendemain de l'Ascension. Décidez en décembre si vous ouvrez, et annoncez votre décision tôt à vos clients.

Prévenir vos clients à temps

Plus tôt vous l'annoncez, mieux c'est. Mais six mois à l'avance, c'est trop tôt : tout est oublié avant l'été. Ce calendrier fonctionne bien.

Dans votre message, indiquez toujours trois choses : quand vous êtes fermé, quand vous revenez et comment un client peut tout de même réserver. Beaucoup d'activités oublient la dernière. C'est pourtant la seule chose que votre client veut savoir.

Chers clients, nous sommes fermés du [date] au [date]. Nous revenons le [date]. Vous souhaitez un créneau juste avant ou juste après nos congés ? Réservez dès maintenant, car ces places partent vite.

Liste de contrôle avant votre départ

• Vos jours de congé figurent dans votre agenda et bloquent les nouvelles réservations.
• Vous avez passé en revue toutes les réservations existantes sur la période.
• Chaque client concerné a reçu un message personnel avec une alternative.
• Votre site web, votre profil d'établissement Google et vos réseaux affichent vos dates de congé.
• Votre réponse automatique est prête pour le jour du départ.
• Vous savez quels clients ont versé un acompte et ce qu'il devient.
• La date de votre retour figure partout où vous mentionnez vos congés.

Comment Bookable gère cela

Dans Bookable, vos congés se trouvent au même endroit que vos réservations. Un client ne peut donc plus réserver un jour où vous êtes fermé. Voici comment procéder :

1. 1Allez dans Vacances.
2. 2Choisissez le premier et le dernier jour.
3. 3Enregistrez. Pendant ces jours, plus personne ne peut réserver via votre lien de réservation.

S'il y a déjà des réservations sur ces dates, vous les voyez aussitôt. Vous savez ainsi précisément quels clients prévenir, avec vos propres mots et une proposition de nouveau créneau. Les étapes figurent aussi dans le centre d'aide, sur la page Heures d'ouverture, pauses et vacances.

Vous ne fermez qu'un seul jour, comme l'Ascension ? Choisissez ce jour comme premier et comme dernier jour. Vos heures d'ouverture et vos pauses, vous ne les saisissez qu'une fois. Votre agenda sait ensuite quand vous êtes là.

Vous tenez des chambres d'hôtes ou une maison de vacances ? Vous saisissez une seule fois vos jours de fermeture et vos propres séjours. Personne ne peut réserver ces nuits. Découvrez Bookable pour vos chambres d'hôtes. Dans un salon de coiffure ou un cabinet de kinésithérapie, cela fonctionne de la même façon.

Chaque client reçoit la veille un rappel par WhatsApp et par mail. Une réservation juste avant votre départ ne sera donc pas oubliée. Bookable coûte à partir de 29 € par mois avec paiement annuel, et vous l'essayez 14 jours gratuitement, sans carte.

Questions fréquentes