No show calculator: wat kosten lege afspraken je per jaar?

Bereken wat no shows je kosten

Schuif de drie regelaars naar jouw cijfers. Weet je niet precies hoeveel klanten wegblijven, tel dan de lege plekken van de voorbije vier weken in je agenda en deel door vier.

De calculator rekent zo: het aantal klanten dat per week niet komt opdagen maal de weken dat je open bent geeft het aantal lege afspraken per jaar. Dat aantal maal de gemiddelde prijs is je verlies per jaar. Er wordt niets bewaard of verstuurd. Alles gebeurt in je eigen browser.

Hoe lees je de uitkomst?

Het bedrag dat je ziet, is omzet die niet binnenkomt. Het is geen winst die je kwijt bent, want een deel van je kosten loopt niet als er niemand in de stoel zit. Gebruik je weinig product, zoals bij een massage of een kinesitherapeut, dan ligt je echte verlies dicht bij de omzet. Gebruik je veel product, zoals bij een kleuring, dan ligt het iets lager.

Tegelijk is het bedrag een ondergrens. Dit telt de calculator niet mee:

• De tijd die je in voorbereiding stak: een behandeltafel klaarzetten, een kleur mengen, een kamer opwarmen.
• De klant die je had kunnen plaatsen als je op tijd wist dat het moment vrij kwam.
• Een vervolgafspraak die er nooit komt, omdat een klant die één keer wegbleef, vaak niet meer terugkomt.
• De tijd die je kwijt bent aan bellen, berichten sturen en opnieuw inplannen.

Wil je een preciezer beeld per vak, met voorbeelden voor een kapsalon, een kinepraktijk en een B&B? Lees dan wat kost een klant die niet komt opdagen.

Hoeveel no shows zijn normaal?

Daar bestaat voor salons en praktijken in België geen betrouwbaar gemiddelde. Wat wel bekend is: in een studie in de geestelijke gezondheidszorg uit 2010, aangehaald in een presentatie van de Universiteit Antwerpen over de no show fee in de zorgpraktijk, bleef gemiddeld 5 tot 8 procent van de patiënten weg, met uitschieters tot 14 procent. Dat is één sector, maar het geeft een idee van de grootteorde.

Belangrijker dan een gemiddelde is je eigen cijfer. Tel vier weken lang elke afspraak die niet doorging zonder bericht. Dat is je vertrekpunt, en na een maand met herinneringen weet je of het daalt.

Rekenvoorbeelden per vak

Hieronder drie voorbeelden met prijzen die Bookable als startwaarde voorstelt bij het instellen van je diensten. Het aantal no shows per week is een eigen aanname, om te tonen hoe snel het oploopt.

In de calculator kan je zelf met je eigen cijfers schuiven.

Wat doe je met het resultaat?

Een bedrag op een scherm verandert niets. Wat werkt, is een paar eenvoudige maatregelen die je klant helpen om te komen of op tijd te verwittigen.

1. 1Stuur een herinnering. De meeste klanten die wegblijven, zijn het gewoon vergeten. Een bericht een dag op voorhand vangt dat op. Hoe je dat doet, lees je in afspraak herinnering sturen.
2. 2Vraag een voorschot bij langere of duurdere behandelingen. Wie betaald heeft, komt of verwittigt. Zie een voorschot vragen aan je klanten.
3. 3Maak je regels duidelijk. Tot wanneer kan je klant gratis verzetten, en wat gebeurt er daarna? Lees no show fee aanrekenen: mag het in België.
4. 4Maak verzetten makkelijk. Wie met één klik kan verzetten, doet dat eerder dan gewoon weg te blijven.
5. 5Hou een wachtlijst bij. Komt er een plek vrij, dan vul je ze met iemand die al wachtte.

Wanneer betaalt een boekingssysteem zichzelf terug?

Onderaan de calculator zie je hoeveel afspraken je moet redden om Bookable Start terug te verdienen. Start kost vanaf €348 per jaar bij jaarlijks betalen. Bij een gemiddelde afspraak van €45 zijn dat acht afspraken per jaar. Dat is minder dan één per maand.

Dat is geen belofte van hoeveel no shows je kwijtraakt. Dat hangt af van je klanten en je vak. Het is wel een eerlijke manier om te kijken of het de moeite is: vergelijk het aantal afspraken dat je moet redden met het aantal dat je nu verliest.

Zo helpt Bookable tegen no shows

Bookable is een online boekingssysteem voor zaken die klanten ontvangen. Je klanten boeken zelf, en jij hoeft niets na te sturen.

Betaal je per maand, dan is het vanaf €34 voor Start en vanaf €58 voor Praktijk. Voor een voorschot via Bancontact rekent Mollie €0,39 per betaling. Je probeert 14 dagen gratis, zonder kaart. Meer op de prijzenpagina.

Veelgestelde vragen