Afspraak herinnering sturen: zo doe je het met mail, sms of WhatsApp

Waarom een herinnering werkt

De meeste klanten die niet komen, zijn het gewoon vergeten. Tussen het moment van boeken en de afspraak zelf zit vaak een week of meer. In die tijd gebeurt er genoeg om een afspraak uit het hoofd te laten glippen.

Een herinnering doet drie dingen tegelijk. Ze geeft je klant het geheugen terug. Ze bevestigt het uur, zodat niemand een dag te vroeg of te laat komt. En ze geeft je klant een makkelijke uitweg als het toch niet lukt: verplaatsen in plaats van wegblijven.

Dat laatste telt. Een klant die nog op tijd verplaatst, is een afspraak die je nog kan opvullen. Een klant die niets zegt, laat je met een leeg uur zitten. Wat dat kost, lees je in wat een no show je kost. Hoe je het breder aanpakt, staat in no shows verminderen.

Mail, sms of WhatsApp: welk kanaal kies je?

Het beste kanaal is het kanaal dat je klant echt opent. Dat verschilt per doelgroep, dus kijk naar wie jouw klanten zijn.

Wil je zeker zijn dat het aankomt, combineer dan twee kanalen. WhatsApp voor de snelle blik en mail voor de details is een goede combinatie. Twee berichten per afspraak is prima, zolang je ze op verschillende momenten stuurt of ze elk iets anders vertellen.

Wat het kost, hangt af van hoe je het verstuurt. Handmatig kost het je tijd. Via een boekingssysteem zit het soms in je abonnement en betaal je soms per bericht. Kijk dat dus na voor je kiest.

Wanneer stuur je een herinnering?

Een bericht op het juiste moment doet meer dan drie op het verkeerde.

Een dag vooraf is het moment dat voor de meeste zaken werkt. Je klant kan nog plannen en jij kan het uur nog opvullen als hij afzegt. Stuur het overdag en niet midden in de nacht.

Heb je afspraken op maandag, dan vertrekt de herinnering op zondag. Verplaatsen lukt zo nog, ook als je zaak dan dicht is, zolang je klant dat zelf kan.

Wat hoort er in een herinnering?

Houd het kort. Een herinnering is geen brief. Je klant moet in vijf seconden zien wanneer en waar hij verwacht wordt.

• De naam van je zaak, zodat je klant weet van wie het komt
• De dag en het uur van de afspraak
• De behandeling of het soort afspraak
• Het adres, en waar je klant binnenkomt als dat niet vanzelfsprekend is
• Wat je klant moet meebrengen, zoals een handdoek, een verwijsbrief of een vorige set foto's
• Hoe je klant kan verplaatsen of annuleren
• Eventueel in één zin wat er gebeurt bij te laat annuleren

Zet de belangrijkste informatie bovenaan. Wie het bericht op een vergrendeld scherm ziet, leest enkel de eerste regel.

Voorbeeldteksten die je kan kopiëren

Pas de teksten aan je eigen zaak en voorwaarden aan. Wat tussen haken staat, vul je zelf in.

WhatsApp

Hoi Emma, tot morgen om 11u bij [naam van je zaak], [adres]. Breng een handdoek en je verwijsbrief mee. Kan je niet? Laat het ons vandaag nog weten of verplaats via [link], dan zoeken we een ander moment.

Mail

Onderwerp: Je afspraak morgen om 11u

Hoi Emma,

Een korte herinnering aan je afspraak morgen, donderdag 15 oktober, om 11u bij [naam van je zaak], [adres]. Het gaat om [behandeling] van 60 minuten.

Breng een handdoek en je verwijsbrief mee.

Kan je niet komen? Verplaats of annuleer tot 24 uur voor je afspraak via [link]. Dan kost het niets.

Tot morgen!
[Je naam]

Sms

[Naam zaak]: herinnering voor morgen om 11u. Verplaatsen kan tot 24 uur vooraf via [link]. Tot dan!

Voor een afspraak met voorschot

Hoi Sara, je afspraak voor gellak staat vast voor vrijdag om 14u. Je voorschot is betaald en wordt verrekend met je behandeling. Kan je niet komen? Verplaats tot 24 uur vooraf, dan blijft je voorschot gelden voor je nieuwe afspraak.

Moet je klant de herinnering bevestigen?

Sommige zaken vragen om een bevestiging: antwoord met ja om je afspraak te behouden. Dat geeft zekerheid, maar het kost je werk. Wie niet antwoordt, moet je opnieuw aanschrijven of bellen. En dan weet je nog altijd niet of hij komt.

Voor de meeste zaken volstaat een herinnering met een makkelijke manier om te verplaatsen. Je klant doet dan enkel iets als het niet lukt.

Gebruik een bevestiging alleen voor afspraken waar een leeg uur veel kost, zoals een lange behandeling of een B&B kamer. Een bevestiging die je zelf moet opvolgen, kost tijd die je niet hebt.

Wat mag qua privacy en toestemming?

Dit is feitelijke uitleg en geen juridisch advies. Twijfel je, vraag het dan aan een jurist of aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Een herinnering voor een afspraak die je klant zelf maakte

Je klant boekte een afspraak en gaf daarvoor zijn gegevens. Een bericht dat enkel over die afspraak gaat, valt binnen waarvoor hij die gegevens gaf. Gebruik zijn gsm nummer en mailadres enkel voor wat hij ervoor gaf.

Reclame is iets anders

Zet je in dezelfde herinnering een promotie, een kortingscode of een nieuwsbrief, dan is het geen gewone herinnering meer. Voor reclame via mail of sms heb je in de regel toestemming nodig van je klant. Houd je herinneringen daarom schoon en vraag toestemming apart als je nieuwsbrieven wil sturen.

Laat gevoelige details weg

Een herinnering kan op een vergrendeld scherm verschijnen of door iemand anders gelezen worden. Schrijf dus niet waarvoor iemand komt als dat gevoelig is. Voor een zorgpraktijk volstaat: je afspraak morgen om 11u. De reden van het bezoek hoort er niet in.

Vertel je klant wat je doet

Staat in je privacyverklaring dat je herinneringen stuurt, dan weet je klant het. Heb je een verwerker nodig voor de gegevens van je klanten, dan vind je de verwerkersovereenkomst van Bookable online.

Zelf herinneringen sturen: zo houd je het vol

Zonder systeem kan het ook. Het vraagt een vaste routine.

• Kies een vast moment per dag om de afspraken van morgen te bekijken, bijvoorbeeld om 16u
• Gebruik een tekst die je kopieert, zodat je niets opnieuw typt
• Noteer in je agenda welke herinneringen verstuurd zijn
• Begin bij drukke dagen met klanten die een lange of dure afspraak hebben

Rekenvoorbeeld met eigen aannames: stel dat je 12 afspraken per dag hebt en dat een herinnering je gemiddeld anderhalve minuut kost om op te zoeken, te kopiëren en te versturen. Dat is 18 minuten per dag en ongeveer 6,5 uur per maand bij 22 werkdagen.

Het werkt zolang je het volhoudt. Op een dag met ziekte of een volle agenda sneuvelt dit werk als eerste.

Zo doet Bookable dit

Bookable stuurt de herinnering vanzelf. Jij doet er niets voor.

Standaard een dag op voorhand

Elke klant krijgt een dag op voorhand een herinnering via WhatsApp en mail. Het zit in elk abonnement, zowel in Start als in Praktijk, en er is geen kost per bericht.

Met alles wat erin moet

De herinnering bevat de dag en het uur, de behandeling en je adres. Zet je in de omschrijving van een behandeling wat je klant moet meebrengen, dan komt dat er ook in. Zo hoef je het niet bij elke klant opnieuw te schrijven. De instellingen vind je in de kennisbank.

Verplaatsen met Praktijk

Met Praktijk staat in de herinnering een link waarmee je klant zelf verplaatst of annuleert, binnen de regels die jij instelt. Je klant hoeft niet te bellen en jij hoeft niet te antwoorden. Is een moment volzet, dan kan een klant zich op de wachtlijst zetten.

Sms herinneringen als extra

Wil je ook sms herinneringen sturen? Dat kan als extra erbij, tegen een kleine meerprijs. Bekijk de prijzen of stuur ons een bericht.

Een voorschot erbij

Wie betaald heeft, komt of verwittigt. Je vraagt het voorschot bij het boeken, met Bancontact of iDEAL, en het wordt verrekend met de behandeling. Lees een voorschot vragen aan je klanten.

Bookable Start kost €29 per maand bij jaarlijks betalen en voor €34 maandelijks. Praktijk kost €49, of voor €58 maandelijks. Je probeert 14 dagen gratis, zonder kaart. Bekijk ook de pagina's voor nagelstudio's, kinesisten en massagepraktijken.

Veelgestelde vragen