Kassasysteem voor je kapsalon: wat je echt nodig hebt naast je agenda

Waarom twijfelen zoveel kappers over een kassasysteem?

Je opent een kapsalon of je oude kassa geeft het op, en je zoekt op kassasysteem kapsalon. Je krijgt een rij pakketten die alles beloven: agenda, kassa, voorraad, klantenkaart, loyaliteit, rapporten. Elk pakket rekent per maand, sommige per toestel, sommige per medewerker. Na een uur vergelijken weet je vooral dat je het niet weet.

Het probleem is niet dat er te weinig keuze is. Het probleem is dat het woord kassasysteem voor drie heel verschillende dingen gebruikt wordt. Zolang die door elkaar lopen, vergelijk je appels met haardrogers.

In dit artikel halen we ze uit elkaar. Daarna weet je welk stuk je echt nodig hebt in jouw salon, welk stuk je kan laten liggen, en welke vragen je stelt voor je ergens tekent.

Wat bedoelt een kapper eigenlijk met een kassasysteem?

Als kappers over een kassa praten, bedoelen ze bijna altijd een mengeling van deze drie onderdelen:

• Een betaalterminal. Het toestel waarop je klant zijn kaart of gsm tegen houdt. Dit is wat je minimaal nodig hebt om elektronisch te laten betalen.
• Kassasoftware. Een programma dat per verkoop bijhoudt wat er verkocht is, aan welke prijs, door wie en met welke betaalwijze. Daar komen je dagtotalen en je omzet per kapper uit.
• Een geregistreerd kassasysteem. In België is dat een kassa die door de overheid gecertificeerd is, met een vaste beveiliging tegen het wissen van verkopen. Die is wettelijk verplicht in bepaalde sectoren.

Daarnaast verkopen veel leveranciers een agenda mee. Dat is handig als alles in één scherm zit, maar de agenda is een ander stuk werk. De kassa kijkt naar wat al gebeurd is. De agenda kijkt naar wat nog moet komen.

Moet een kapsalon in België een geregistreerd kassasysteem hebben?

Het geregistreerd kassasysteem, de zogenaamde witte kassa, is in België ingevoerd voor de horeca. Volgens de berichtgeving van onder meer het ITAA en Legalnews wordt de nieuwe versie, GKS 2.0, voor die sector verplicht vanaf 1 juli 2026 (bekeken op 22 oktober 2026). De regels gaan over horecazaken en over de omzet uit maaltijden.

Een kapsalon is geen horecazaak. Toch zeggen we hier bewust niet dat jij nooit een geregistreerde kassa nodig hebt. De regels rond kassasystemen veranderen geregeld en hangen af van wat je precies verkoopt. Laat dit dus nakijken door je boekhouder, zeker als je ook drank of eten verkoopt in je salon.

Wat wel voor elke kapper geldt: sinds 1 juli 2022 moet elke onderneming in België die aan consumenten verkoopt minstens één elektronische betaalmogelijkheid aanbieden. Cash alleen mag dus niet meer. Een betaalterminal of een betaallink is het minimum.

Daarnaast moet je je ontvangsten correct bijhouden voor de btw en je boekhouding. Dat kan met kassasoftware, maar ook met een dagontvangstenboek dat je boekhouder aanvaardt. Ook hier geldt: vraag het na voor je iets koopt.

Welke taken horen bij de kassa en welke bij de agenda?

Zet de taken naast elkaar en je ziet snel welk gereedschap welk werk doet. Deze tabel helpt je om offertes te lezen.

De meeste kappers verliezen geld aan de linkerkant van die tabel niet. Ze verliezen het aan lege plaatsen in hun agenda, aan klanten die niet komen opdagen en aan telefoons die ze niet kunnen opnemen terwijl ze met de schaar bezig zijn.

Wanneer heb je genoeg aan een agenda en een betaalterminal?

Voor veel salons met één tot drie stoelen is dit de eenvoudigste opstelling. Herken je jezelf in de meeste punten hieronder, dan heb je waarschijnlijk geen volledig kassasysteem nodig.

• Je omzet komt voor het grootste deel uit knippen, kleuren en brushings, niet uit producten.
• Je verkoopt een beperkt aantal producten die je makkelijk telt.
• Je werkt alleen, of met een paar kappers zonder ingewikkelde commissie.
• Je boekhouder werkt met de uittreksels van je betaalterminal en je bank.
• Je verkoopt geen eten of drank die onder de horecaregels valt.

In dat geval leg je je geld en je energie beter in een agenda die zichzelf vult. Je klanten boeken zelf, je telefoon zwijgt tijdens een kleuring en je rekent aan de balie af met de terminal die je al hebt.

Wanneer is een volledig kassasysteem de moeite waard?

Er zijn salons waar een echt kassasysteem zichzelf terugbetaalt. Dat zijn meestal de zaken waar veel gebeurt aan de balie, los van de stoel.

• Je verkoopt veel producten en wil weten welke goed lopen en wanneer je moet bijbestellen.
• Je betaalt je kappers met een commissie op hun omzet en hebt een betrouwbare telling per persoon nodig.
• Je hebt meerdere vestigingen en wil de cijfers samen zien.
• Je verkoopt cadeaubonnen aan de balie en wil ze netjes opvolgen.
• Je boekhouder vraagt uitdrukkelijk om een kassa met dagrapporten.

Ook dan hoeft de kassa niet uit hetzelfde pakket te komen als de agenda. Een kassasysteem dat sterk is in producten is niet automatisch sterk in online boeken, en omgekeerd. Vergelijk ze daarom apart, en vraag pas daarna wat het kost om ze samen te nemen.

Wat kost een lege stoel tegenover een kassa?

Een rekenvoorbeeld helpt om je prioriteit te kiezen. We nemen de standaarddiensten die Bookable voor een kapsalon voorstelt. Je past de prijzen zelf aan, het gaat om de rekensom.

Stel dat er per week twee dameskapsels niet komen opdagen. Dat is twee keer €52,50, of €105 per week. Over 46 werkweken is dat €4.830 aan omzet die je niet ziet. Een kleuring die niet komt, kost je bovendien anderhalf uur waarin je niemand anders had kunnen helpen.

Daar komt geen kassa tussen. Wat wel helpt, is een voorschot bij het boeken, een klant die zelf kan verzetten in plaats van weg te blijven, en een wachtlijst die de vrije plaats opnieuw vult. Wil je dit voor je eigen salon uitrekenen, gebruik dan de no show calculator.

Wat doet Bookable in je kapsalon, en wat niet?

Om eerlijk te zijn: Bookable is geen kassasysteem. Je registreert er geen productverkoop aan de balie mee en het vervangt geen geregistreerde kassa. Wat het wel doet, is de agenda van je salon vullen en het geld van je online boekingen veilig binnenhalen.

• Je klant boekt zelf, kiest de dienst en de kapper bij wie hij wil komen.
• Per dienst vraag je een voorschot, dat de klant betaalt met Bancontact of iDEAL via Mollie. Het geld gaat rechtstreeks naar jou.
• Per dienst stel je praktische vragen, zoals hoe lang het haar is bij knippen dames, of wat er de laatste twee jaar met het haar gebeurde voor een kleuring. Zo weet je vooraf of 45 minuten volstaat.
• Bij een dienst bied je extra's aan met een eigen prijs en duur, zoals een behandeling of een brushing.
• Is de dag vol, dan schrijft je klant zich in op de wachtlijst en krijgt hij een mail als er plaats vrijkomt.
• In de bevestiging staan links om zelf te verzetten of te annuleren.
• Je krijgt een mini website met je diensten, uren en een knop om te boeken.

In Praktijk koppel je de afspraken ook met je Google agenda. Start kost vanaf €29 per maand bij jaarlijks betalen of €34 maandelijks, Praktijk vanaf €49 per maand jaarlijks of €58 maandelijks, exclusief btw. Bookable rekent geen commissie op je boekingen. Alle details staan op de prijzenpagina, en wat het specifiek voor kappers doet, lees je op Bookable voor je kapsalon.

Heb je nog geen eigen website, dan helpt deze pagina over een website voor je kapsalon je op weg.

Welke vragen stel je voor je een kassasysteem koopt?

Zit je toch in offertes, stel dan deze vragen aan elke leverancier. De antwoorden zeggen meer dan de lijst met functies.

1. 1Is het systeem geregistreerd of gecertificeerd, en heb ik dat voor mijn zaak nodig? Leg het antwoord voor aan je boekhouder.
2. 2Wat betaal ik per maand, per toestel en per medewerker, en wat kost elke betaling met kaart?
3. 3Hoe lang loopt het contract, en wat gebeurt er met mijn klantgegevens als ik stop?
4. 4Werkt de terminal met Bancontact, de betaalwijze die bijna elke Belgische klant gebruikt?
5. 5Kan ik mijn afspraken in een ander systeem laten staan als de agenda van dit pakket me niet bevalt?

Krijg je op de laatste vraag een nee, dan koop je een agenda mee die je misschien niet wil. Dat is geen ramp, maar het is goed om te weten voor je tekent.

Hoe ziet een eenvoudige opstelling er in de praktijk uit?

Een veelgebruikte opstelling bij kleinere salons ziet er zo uit. Je klant boekt online een kleuring en betaalt een voorschot. Op de dag zelf werk je de kleuring af, je rekent het saldo en eventuele producten af op de betaalterminal, en het voorschot staat al op je rekening. Je boekhouder krijgt maandelijks de uittreksels van Mollie, van je terminal en van je bank.

Groeit je productverkoop, dan zet je er later een kassa naast. Je agenda hoeft daarvoor niet te veranderen. Zo kies je elk stuk op basis van wat het goed doet, in plaats van alles in één keer vast te leggen.

Veelgestelde vragen