Boekingssysteem kiezen: zo vind je het systeem dat bij je zaak past

Begin bij je zaak, niet bij de functielijst

Elk boekingssysteem heeft een lange lijst met functies. Die lijst zegt weinig zolang je niet weet wat jij nodig hebt. Beantwoord daarom eerst drie vragen.

Hoeveel mensen werken er in je agenda?

Werk je alleen, dan heb je één agenda nodig. Werk je met collega's, dan wil je dat elke medewerker een eigen agenda heeft en dat je klant kan kiezen bij wie hij boekt. Dat verschil bepaalt vaak al welk abonnement je nodig hebt.

Wat moet je klant zelf kunnen?

Een afspraak boeken spreekt voor zich. Maar wil je ook dat je klant zelf kan verplaatsen of annuleren, een voorschot kan betalen of zich op een wachtlijst kan zetten? Schrijf het op voor je begint te vergelijken.

Waar komen je klanten vandaan?

Komen ze via je website, je Instagram, je Google Bedrijfsprofiel of via een platform dat nieuwe klanten bezorgt? Dat laatste klinkt aantrekkelijk, maar het kost vaak een commissie per boeking. Laat je je eigen klanten boeken via je eigen link, dan betaal je daar niets extra voor.

Wat een zaak echt nodig heeft

Hieronder staat wat de meeste zaken nodig hebben, en wat enkel bij sommige zaken past. Zet een vinkje bij wat voor jou telt.

Heb je na dit rijtje meer dan drie vinkjes, dan weet je meteen waar je op moet letten. Heb je er twee, dan volstaat een eenvoudig systeem. Het heeft geen zin om te betalen voor functies die je nooit opent.

Alleen of met een team

Een solozaak heeft genoeg aan één agenda. Je geeft je uren in, je klanten boeken en klaar. Zodra er een tweede persoon bijkomt, verandert er meer dan je denkt.

Elke medewerker werkt op andere dagen, met andere behandelingen en andere uren. Je klant wil soms een bepaalde persoon, en soms maakt het hem niet uit. Je systeem moet beide aankunnen. Controleer dus of elke medewerker een eigen agenda heeft, en of je klant kan kiezen bij wie hij boekt.

Denk ook vooruit. Werk je nu alleen, maar verwacht je binnen twee jaar een eerste medewerker? Kies dan een systeem waarvan je weet wat er gebeurt als je team groeit. Bij Bookable kies je Start voor één agenda en Praktijk voor meerdere medewerkers en agenda's.

Tien vragen die je elke aanbieder stelt

Schrijf deze vragen op en stuur ze naar elke aanbieder die je overweegt. Wie niet duidelijk antwoordt, geeft je ook een antwoord.

1. 1Wat kost het per maand en per jaar, alles samen? Vraag naar medewerkers, berichten, opstart en betaalkosten.
2. 2Gaat er commissie af van mijn boekingen, en van welke boekingen precies?
3. 3Kosten herinneringen extra, bijvoorbeeld per sms?
4. 4Moeten mijn klanten een account maken of een app downloaden om te boeken?
5. 5Kan ik mijn klanten en afspraken exporteren als ik stop?
6. 6In welke taal krijg ik hulp, en hoe snel antwoordt iemand?
7. 7Zit ik vast aan een contract, en wat is de opzegtermijn?
8. 8Hoe werkt een online voorschot, en wie ontvangt het geld?
9. 9Werkt het op gsm, zowel voor mij als voor mijn klant?
10. 10Kan ik overstappen vanuit mijn huidige systeem, en wie doet dat werk?

Valkuilen die je later geld kosten

Commissie op nieuwe klanten

Een platform dat je nieuwe klanten bezorgt, vraagt daar vaak een percentage voor. Volgens de helppagina van Salonized, die we op 30 september 2026 bekeken, rekent Treatwell 35% commissie op nieuwe klanten. Bij een afspraak van €60 gaat er dan €21 af. Dat gebeurt bij elke nieuwe klant opnieuw.

Prijzen die je nergens vindt

Staat er nergens een prijs en moet je eerst een gesprek plannen, dan weet je pas na dat gesprek wat het kost. Voor een grote keten is dat normaal. Voor een kleine zaak is een duidelijke prijs op de website een goed teken.

Hulp in een taal die niet de jouwe is

Loopt er iets vast op een drukke dinsdag, dan wil je in je eigen taal antwoord van iemand die begrijpt wat je bedoelt. Controleer vooraf of de hulp Nederlandstalig is, en hoe snel er iemand antwoordt.

Vaste contracten

Een contract van twaalf of vierentwintig maanden is geen probleem als je zeker bent van je keuze. Die zekerheid heb je pas na een tijd. Kies liever een systeem dat je maandelijks of jaarlijks kan opzeggen.

Kosten per bericht

Sms herinneringen kosten bij sommige systemen tussen €0,11 en €0,15 per bericht. Bij acht afspraken per dag loopt dat op tot tientallen euro per maand. Hoe je dat uitrekent, lees je in ons artikel over wat een boekingssysteem echt kost.

Klanten die vastzitten in het systeem

Vraag vooraf of je een export van je klanten krijgt als je stopt. Je klanten zijn van jou, niet van de software.

Zo vergelijk je twee aanbieders eerlijk

Zet de antwoorden naast elkaar in één overzicht. Reken per aanbieder het bedrag per jaar uit, en tel alles op wat bijkomt. Dit schema helpt, met een rekenvoorbeeld per regel.

Dit zijn rekenvoorbeelden met eigen aannames en geen prijslijst van een aanbieder. Vul je eigen cijfers in. Zo vergelijk je een jaarbedrag met een jaarbedrag, en niet een maandprijs waarvan de helft ontbreekt.

Zo gebruik je de proefperiode

Veertien dagen is genoeg als je ze goed gebruikt. Rondklikken leert je weinig. Met dit schema weet je op het einde of het past.

Het is een goed teken als je kan proberen zonder kaart. Dan betaal je na twee weken niet voor iets dat je niet wil.

Later overstappen

Je kiest nu, maar je zaak groeit. Over twee jaar heb je misschien een medewerker, of past een ander systeem beter. Overstappen mag geen drama zijn. Dit moet kunnen:

• Je klanten exporteren, meestal als CSV bestand.
• Je geplande afspraken overzetten, zodat niemand opnieuw moet boeken.
• Je boekingslink vervangen op je website, op Google en op Instagram.
• Je oude systeem nog een week naast het nieuwe laten lopen.

Bij Bookable zetten we je geplande afspraken en je klanten over. Stop je ooit, dan krijg je een volledige export van je klanten en afspraken. De stappen staan op de kennisbankpagina Overstappen van een ander boekingssysteem.

Zo doet Bookable dit

We bouwden Bookable voor zaken die klanten ontvangen: kinesisten, kappers, nagelstudio's, massagepraktijken, yogastudio's, b&b's en meer. Je betaalt een vast bedrag, zonder opstartkosten en zonder commissie op je boekingen.

Betaal je per maand, dan is het vanaf €34 voor Start en vanaf €58 voor Praktijk. Je probeert 14 dagen gratis, zonder kaart. De hulp is Nederlandstalig, met antwoord binnen 24 uur. Alle details staan op de prijzenpagina.

Wil je weten of Bookable past bij jouw vak? Bekijk de pagina's voor kappers, nagelstudio's, kinesisten of massagepraktijken. Mis je een functie, dan kijken we of we die voor je kunnen bijbouwen. Hoe je je behandelingen instelt, zie je op één pagina.

Veelgestelde vragen