Walk ins en afspraken combineren in je barbershop, zonder dat iemand te lang wacht

Waarom loopt het mis als walk ins en afspraken door elkaar lopen?

Het is zaterdag, half elf. Er zitten drie mannen op de bank te wachten. Om kwart voor elf komt je vaste klant binnen die vorige week online geboekt heeft. Je kijkt naar de bank, je kijkt naar je klant, en je weet dat iemand straks ontevreden naar buiten gaat.

De walk in is niet het probleem. Veel klanten van een barbershop willen net niet plannen: ze lopen binnen als ze in de buurt zijn. Het probleem is dat niemand vooraf weet wie voorrang krijgt. De man op de bank denkt dat hij de volgende is. Je klant met een afspraak denkt dat zijn uur vastligt. Allebei hebben ze gelijk vanuit hun eigen standpunt.

De oplossing is dus geen nieuwe app, maar een regel die je vooraf kiest en die je overal hetzelfde communiceert. Daarna pas kijk je welk gereedschap die regel ondersteunt.

Welke vier modellen werken in een barbershop?

Er zijn ruwweg vier manieren om walk ins en afspraken te combineren. Geen enkele is de beste voor iedereen.

1. Vaste uren of dagen zonder afspraak

Je zegt bijvoorbeeld: dinsdag en woensdag zonder afspraak, de rest van de week op afspraak. Of: elke dag tot 12 uur walk in, in de namiddag op afspraak. Klanten leren het snel en je bank vult zich op de momenten die jij kiest.

2. Een barbier die enkel walk ins doet

Werk je met drie of meer stoelen, dan kan één barbier per dag de walk ins nemen terwijl de anderen op afspraak werken. Dat is het meest voorspelbare model voor je klanten met een afspraak, en het verdeelt het werk eerlijk als je het per dag laat wisselen.

3. Bewuste gaten in de agenda

Je laat elk uur een kwartier of een half uur vrij voor wie binnenloopt. Dat werkt goed bij een barbier alleen, maar het vraagt discipline: een gat dat je toch online openzet, is geen gat meer.

4. Enkel op afspraak

Sommige shops stoppen helemaal met walk ins. Dat geeft rust en een volle agenda als je klantenbestand groot genoeg is. Je verliest wel de klant die nu wil en niet volgende week.

Welk model past bij jouw shop?

Deze vergelijking helpt je om te kiezen. Kijk vooral naar de kolom met het risico: dat is waar je vandaag waarschijnlijk tegenaan loopt.

Twijfel je, begin dan met model 1 of 2. Die zijn het makkelijkst uit te leggen, en je kan na een maand bijsturen op basis van wat je ziet.

Hoeveel klanten passen er op een dag als je mengt?

Een rekenvoorbeeld maakt het concreet. We nemen de standaarddiensten die Bookable voor een barbier voorstelt. Jij past de prijzen aan aan je eigen shop.

Stel: je werkt alleen, van 10 tot 18 uur, met een half uur middagpauze. Dat zijn 450 minuten. Zet je 's ochtends walk ins en 's namiddags afspraken, dan heb je in de namiddag ruim 240 minuten. Daar passen bijvoorbeeld vier keer knippen en baard en twee keer knippen, of €181,80 aan geplande omzet.

De ochtend hangt af van wie binnenloopt. Komen er tussen 10 en 13 uur vijf klanten voor knippen, dan is dat €112,50. Komen er maar twee, dan heb je twee uur zonder omzet. Daarom kijk je na een paar weken naar je cijfers: zijn je walk in uren elke week vol, schuif ze dan naar de drukste momenten. Zijn ze half leeg, maak er dan afspraakuren van.

Hoe vertel je klanten welke regel er geldt?

Een regel werkt pas als je klant hem kent voor hij binnenkomt. Zet hem op vier plaatsen, met dezelfde woorden.

• Op je deur of je raam, zichtbaar van op straat.
• In je Google bedrijfsprofiel, bij je openingsuren of in de beschrijving.
• In je Instagram bio en in een vastgezette post.
• Op je boekingspagina, zodat wie online boekt weet dat zijn uur vastligt.

Een tekst voor je deur:

Een tekst voor Instagram of je Google profiel:

Wie wacht, wil vooral weten hoe lang. Zeg het dus eerlijk als er drie mensen voor zitten: liever een klant die terugkomt over een uur dan een klant die na 40 minuten boos vertrekt.

Wat doe je als een afspraak en een walk in botsen?

Het gebeurt toch: een fade duurt langer, de bank zit vol en je volgende afspraak staat in de deur. Spreek met je team af wat er dan gebeurt, zodat niemand ter plaatse moet improviseren.

1. 1Een klant met een afspraak gaat altijd voor. Zeg dat ook tegen wie op de bank zit, op het moment dat hij binnenkomt.
2. 2Loop je uit, laat je klant met een afspraak dan zo vroeg mogelijk weten hoeveel later het wordt.
3. 3Bied een walk in die lang moet wachten een vast uur later op de dag aan.
4. 4Neem na je drukste uur geen nieuwe walk ins meer aan als je volgende afspraken al vastliggen.

Wie voor zijn afspraak heeft betaald, verwacht nog meer dat hij op tijd geholpen wordt. Werk je met een voorschot, hou dan de regel dat afspraken voorgaan nog strakker aan.

Hoe helpt een boekingssysteem bij walk ins?

Een boekingssysteem neemt de walk ins niet over. Het zorgt wel dat je afspraken netjes vastliggen, zodat je rond die afspraken vrij kan inplannen wie binnenloopt.

• Je klant boekt zelf online en kiest bij welke barbier hij komt. Doet een barbier die dag de walk ins, dan weet je klant meteen bij wie hij moet zijn.
• Per dienst vraag je als je wil een voorschot, dat je klant betaalt met Bancontact of iDEAL via Mollie.
• In de bevestiging staan links om zelf te verzetten of te annuleren. Een afspraak die vrijkomt, vul je met een walk in.
• Is de agenda vol, dan schrijft je klant zich in op de wachtlijst en krijgt hij een mail als er plaats vrijkomt.
• Bij een dienst bied je extra's aan met een eigen prijs en duur, zoals een baard of scheren met warme doek bij het knippen.
• Je mini website toont je diensten, je uren en een knop om te boeken. Daar zet je ook je walk in regel in je eigen woorden.

Bookable kost vanaf €29 per maand bij jaarlijks betalen of €34 maandelijks voor Start, en vanaf €49 per maand jaarlijks of €58 maandelijks voor Praktijk met meerdere medewerkers. Exclusief btw en zonder commissie. Meer lees je op Bookable voor je barbershop en op de prijzenpagina. Werk je met meerdere barbiers, lees dan ook hoe je een agenda per medewerker opzet.

Hoe weet je na een maand of je model werkt?

Kijk na vier weken naar drie dingen. Ze vertellen je meer dan het gevoel van een drukke zaterdag.

• Hoeveel walk ins kwamen er per uur, en op welke dagen?
• Hoe vaak liep een afspraak uit door een walk in?
• Hoeveel afspraken werden verzet of geannuleerd, en vulde je die plaats opnieuw?

Zijn je walk in uren vol en lopen afspraken zelden uit, dan zit je goed. Wachten klanten met een afspraak geregeld, dan is je walk in venster te groot of op het verkeerde moment. Schuif dan één ding tegelijk op, zodat je ziet wat het effect is.

Veelgestelde vragen